Si usted comienza desde el principio con un apropiado sistema para el seguimiento de los resultados de su compañía, salvará usted a su compañía de incontables horas de amargura. Sus sistemas no tiene que ser caros o elaborados, pero deben ayudar a obtener la información gerencial como y donde usted la necesite.
Como mínimo su sistema debería incluir capacidades para registrar y contabilizar lo siguiente:
- Ventas e ingresos
- Gastos
- Activos y obligaciones
- Capital
- Caja chica
- Remuneraciones
- Impuestos (I.V.A, P.P.M, Retenciones, etc.)
Ser capaz de recuperar la información en información en informes apropiados es esencial. Por ejemplo usted debería ser capaz de encontrar en minutos lo siguiente:
- Su saldo bancario
- Su saldo de caja
- Las ventas del día e ingresos al contado
- Todos los pagos en efectivo o en cheque
- Cuentas por cobrar
- Cuentas por pagar
Semanal o quincenalmente, dependiendo de cual frecuente paga a sus empleados, usted deberá generar informes que muestren:
- Registro de pago con los nombres y direcciones de cada empleado, cotizaciones de previsión y salud, descuentos, fechas de cierre del período de pago, horas trabajadas, total bruto, descuentos, total neto y número de cheque.
- Impuestos de retención e impuestos únicos por pagar.
Mensualmente, su sistema debiera ser capaz de:
- Reconciliar su cuenta bancaria con la correspondiente cuenta de mayor.
- Reconciliar su registro de fondo fijo.
- Producir un estado que muestre los costos e ingresos atribuibles a productos o línea de producto.
- Producir estados de pérdida y ganancias y balance o prebalance, 10-15 días después.
- Informes de control de inventarios (tal que se aprecie lo que no tiene movimiento y lo que necesita ser reordenado).
- Informes de impuestos retenidos, créditos y débitos al I.V.A. y P.P.M.
Trimestrales, los informes debieran incluir:
- Ventas brutas e impuestos devengados.
- Pagos provisionales al impuesto a la renta.
- Situación de créditos a los impuestos.
- Apreciación sobre gastos rechazado del período.
Anualmente, usted debería ser capaz de los siguientes:
- Producir informes que pormenoricen sus ingresos y gastos de una manera tal que ellos puedan ser transferidos fácilmente a formularios de declaración de impuestos y producir el balance general.
- Dependiendo del estado de desarrollo de su compañía usted puede organizar la manutención de sus registros en una o varias de estas maneras.
- Uso de sistemas manuales, en los cuales los documentos fuentes son preparados a mano o tipiados y luego registrados también manualmente en varios libros auxiliares. Esto se demuestra eficiente cuando tienen bajos volúmenes de información y manos de obra de oficina de bajo costos pero bien entrenada.
- Uso de service, como usuario usted puede remitir datos o formularios de entrada de datos, listas para su digitación. Esto es particularmente apropiado en situaciones de alto volumen de información tales como cálculos de remuneraciones, facturación de las ventas y contabilización de proveedores.
- Uso de microcomputadores con software estándar. En el mercado hay computadores y sistemas en paquetes que procesan razonablemente casi todas las aplicaciones contables y administrativas necesarias y permiten obtener informes en plazos prudentes. No hay prácticamente empresas que no se beneficien son el uso de estos equipos.
- También es posible usar una combinación de sistemas. Esto puede ser beneficioso por ejemplo si se procesa ciertas aplicaciones en casa pero refiere a terceros aquellas otras que requieren especialización, confidencialidad o alta capacidad por situaciones o volúmenes.
Cualquier sistema o combinación de sistemas administrativos que usted adopte deberá ser:
- Simple de usar.
- Fácil de entender.
- Confiable.
- Exacto.
- Consistente.
- Capaz de proveer información oportuna.
